资料整理(开卷有益｜律师如何做好资料的收纳和整理)

编者按

律师的日常是和各种资料、案卷打交道。面对大量又琐碎的文字，做好收纳和整理的工作能让我们事半功倍。它不仅能帮助律师快速查找资料，还能整理思路、复盘案件。本期，我们请到了公司合规部的崔君凤律师，为大家分享她对于“如何做好资料的收纳和整理”的一些见解。

祝各位读者，开卷有益。

大家好，我是公司合规部的崔君凤，主要从事反垄断/竞争、合规业务，很高兴在“开卷有益”板块跟大家相见。关于从业技能和职业感悟，很多优秀的前辈们都已经做过精彩的分享，今天跟大家分享我在资料收纳方面的一些体会，希望对大家有所助益。

收纳，即收留容纳，放到律师行业，就是相关材料信息的分类、整理和存储。对于律师而言，同时应对多个案件的情况基本是日常，这决定了律师每天都会接触到大量的信息和资料，如果不能做好收纳工作，会给后续工作带来很大麻烦。

曾经遇到过一个非常难缠的案例，客户对我们提供的账单工作记录有异议，要求我们将每一条工作记录对应的内容都附加工作成果予以佐证。这个项目属于复杂的大项目，涉及多个业务领域，共有近二十位律师参与，总工作小时约有2200小时。客户提出前述要求时项目完结已经近一年，由于相关办案律师离职和资料归档不完善，仅仅是完成补充工作成果这一要求就额外花费了300多个小时，教训不可谓不大。

当然，做好资料收纳的益处也是大大的。最显而易见的是查找资料快捷，尤其是查找历史资料。然后是不容易出错。对于律师而言，不论是同时处理同一客户的不同案件，还是同时处理不同客户的相似案件，都是非常常见的情形。优秀的资料收纳，可以很好的避免“张冠李戴”、前后文件或表述不一致等问题出现。最后，优秀的资料收纳可以帮助自己积累素材，改善模板文件，精进对专业问题的理解，成为提升工作能力的“武器库”。

如下是我个人资料收纳的方法，供大家参考：

1✦邮件分类

我会通过在outlook收件箱中建立子文件夹的方法给所有邮件分类。首先根据是否属于专业案件，建立行政、资讯、Pitch、案件四个二级子文件夹，再根据具体情况细分三级、四级子文件夹。如在“案件”类目下，设立“未立案”、“活动案件”、“已完结”等三级子文件夹，在每个子文件夹下按照案件建立四级子文件夹，并按照“【年份】-【案件/项目名称】-【案号】”的方式命名。如果案件复杂，可以根据具体情况进一步设立五级子文件夹。

2✦案件材料收纳

我习惯于给每个案件建立单独的文件夹。在每个案件下，视具体情况，建立“聘用协议”、“账单”、“具体案件材料”等几类二级子文件夹。在每个二级子文件夹下，我习惯于根据时间顺序而非事项内容来建立三级子文件夹。主要考虑在于一份文件可能同时涉及多个事项，难以准确划分。在给三级子文件夹命名时，我会标注“收到”、“发出”、“内部”，用以区分客户提供的信息、发出版本和内部过程稿。在同一个文件有多人进行了修订的情况下，我会标注清楚每个版本是谁修订的，某个修订稿是基于谁的意见修订的等信息。在一个文件被相同的人进行了多次修订的情况下，我会标注情况各个版本的时间，用以区分。示例如下：

标注不同信息的目的在于协助记忆，便于后期对某个问题发生争议时，能够及时找到当时是如何处理的。否则，事后翻看时，很容易搞不清楚某个文件是谁发的，谁改的，怎么改的，为什么要这样改，发出版本是哪个。

3✦善于发现

除了常规的资料收纳，还可以建立自己的文件库。如果在工作中发现一些写的非常好的文件，或者有特殊性的文件，可以及时拎出来，放到专门的文件夹中，丰富自己的素材储备。比如专门放某一类案例的文件夹，专门放POA的文件夹，专门放SPA的文件夹等。丰富的素材储备，既可以提供参考价值，又能便于自己取他人之长，提升文件质量和对专业问题的理解。

4✦化有形于无形

化有形于无形就是不要把资料收纳当做一个需要拿出大量时间、专门对待的事情来看，而是在日常工作中随手完成。收到邮件随手放到该放的文件夹中，看到一个好的POA，就随手放到POA文件类中，待日后要用到时直接去对应的文件夹翻看即可。这样比专门花时间进行资料整理要高效得多。

资料收纳是一件见仁见智的事情，每个人都有自己的习惯和方法，只要是自己用的顺手且便利的，就是好方法。

开卷有益

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