编辑导语：曾几何时，在日常工作中，我们都还是用着在线文档，可如今到处都是用着在线文档链接传递信息以及协同办公。作者从产品经理视角，谈谈其使用在线文档产生的3个增益点，一起来看看。

曾几何时，我们工作中使用的还都是本地文档。日常中文档的传输，还都是群消息或邮件为载体；阅读者对文档的意见评论还都是群里叠消息或叠邮件；不断更新完善的各个文档版本号，也让信息对齐变得没那么容易。

但不知从何时开始，我周边同学工作中写word、excel，已经几乎不再使用本地文档，大部分都变为了各种在线文档。

在线文档，从文档本身属性上来讲，其实跟传统本地文档并无太大差别。唯一就是多了“在线”二字。

但就是因为“在线”这一属性，就一下子多了非常多的增益效果。这个增益基本类似于web1.0到web2.0的变化。

我也算是一个在线文档重度使用用户。日常除了ppt之外，word、excel基本上（除了绩效相关文档用本地）都使用的是企业微信在线文档，偶尔也会使用飞书文档。

接下来，我站在产品经理的视角，简单聊聊我发现的使用在线文档产生的3个增益点。

一、文档演示属性倒逼作者输出质量提高

大概一年前，公司在推广亚马逊的六页纸工作法。

何为亚马逊六页纸工作法下方截图简单介绍下六页纸工作法的构成和实施步骤：

简单来说，六页纸重在阐述论证过程，而不是只关注结果呈现。

它要求文档作者要非常立体地阐述清楚文档所述主题的前因后果，包含数据、论证、分析等各个方面。

这个其实还不是最关键的，最关键的是六页纸实施步骤的1/2/3。

以往，汇报演示等场合，与会人员很多并不会提前阅读素材，会议上更是精力比较分散，很可能2个小时的会议，大家讨论不出个所以然。

而处于在线文档的方式下，你有没有提前阅读，有没有批注意见，所有人都一目了然，并且@关联你的地方，你不得不进行回执。

这个方式，“强制”把所有人都拉到以文档作者为核心的一个高效场域下。

你想，在这个状态下，作为文档的作者，你是不是必须在输出内容时，投入200%的精力和思考。不然，你又如何能面临这么多人的灵魂拷问。

我没记错的话，刚开始我在2个场景使用过，一个是公司OKR路演汇报，另一个是公司产品学习小组作业。

自己的亲身经历，我的那篇OKR路演文档，我花了至少4天时间。

在这个经历中，你根本无法回避任何过程态的东西，并且要求你必须有你高质量的思考。

到现在为止，我们团队里面已经习惯：

• 项目立项——在线文档；
• 团队周报——在线文档；
• OKR复盘规划——在线文档；
• 会议记录——在线文档；
• ……

以上是我日常工作中输出和用到的一小部分在线文档。我自己觉得在线文档，会倒逼我自己深度思考，输出更高质量内容，最终使得自己和团队协作效率都有很大的提升。

二、全局沟通激发团队共创完善内容

除了文档本身的编辑与呈现功能之外，在线文档最重要的特点，就是可以实现多人在线实时协同。

最典型的操作，就是共同编辑、发表评论与回复，还有可以直接@提醒相关人关注的功能。

而正是这个@和评论功能，实现了单人生产内容到多人团队共创的化学反应。

2021年7月，郑州大暴雨，一份《待救援人员信息》的在线文档悄然诞生，到最后演变成为了一份众人皆知的“救命文档”。

文档的创建者叫李睿，是一名河南姑娘，她和同校同学在朋友圈发布想为家乡做点事后，第一时间就有30多名同学一起参与起来，组成了一支志愿者队伍。大家用在线文档分工整理，志愿者被分在不同小组，线上组负责搜集信息、核实信息等。

后续，越来越多的人加入进来更新文档，帮忙传递这份爱心。

此文档最后累计更新270多个版本，高达250万次访问量，对灾情救援起到了不可磨灭的作用。

无独有偶，新冠疫情期间，很多疫区也都曾出现过类似的“救命文档”。

而这一切，如果没有文档的在线属性，是肯定无法实现的。

三、便捷触达、沉淀属性提升文档影响面

在线文档最后一个增益点，就是文档的影响面得到了很大的提升。

影响面提升，包含文档辐射的人数量增加，以及文档发挥作用存活时间的延长。

传统非在线文档，大概率只有在它产出的那段时间发挥作用。久而久之，人们找到它的难度会变大，而文档的更新得不到有效保障，慢慢就会变为不再受人依赖的历史版本。

本质上，非在线文档其实是一个信息孤岛。它只会躺在电脑本地文件夹里、群历史消息里、邮件附件里……

而这些地方，对于找到它来说，路径太不方便了。

接下来，我们来看下在线文档它的路径。

首先第一点，在线文档不仅是一个“文件”，还是一个“链接”。

一个链接，除了可以被收藏、被分享之外，更可以被另一个链接的文档轻易引用。

一个文档与多个链接建立联系，链接对应文档还可以继续再与更多链接建立联系，环环相套。

这样，在线文档就具备了更多激活的入口，对于想要访问它的人来说，便捷程度大大提升。

另外还有一点，文档的嵌套属性，让它天然具备了模块化的属性（既可独立、亦可被拼装引用），以及类似文件夹的层级导航属性。

所以，就会加深在线文档的内容沉淀属性，用户愿意用这样的方式，把体系的内容沉淀到一系列有关联关系的链接里面。

而一旦一堆在线文档变为了归档的知识或一个内容框架，那么就会有更多的人愿意收藏它、访问它。

而文档的被使用，又会使得文档作者和共创者，更有积极性保持文档的更新和维护。逐渐形成良好的正向循环。

综上，在线文档的便捷触发和内容沉淀属性，最终会提升文档的影响面。

上边截图中我提到的一些在线文档，经过不断的优化迭代，它们基本上已经变为我每日开展工作的框架和管理工具。

作者：减形简远，微信公众号：产品杂谈（life_pm）

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